Tìm hiểu việc thực hiện chức năng tống đạt của thừa phát lại hiện nay

Theo quy định hiện hành, Thừa phát lại được phép thực hiện việc tống đạt một số loại văn bản, giấy tờ, tài liệu theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án dân sự. Để tìm hiểu thêm về chức năng, nhiệm vụ này cũng như phương thức thực hiện công việc của Thừa phát lại, chúng tôi sẽ đi vào phân tích một số nội dung cơ bản của vấn đề, cụ thể:

1. Khái niệm, phạm vi, thẩm quyền tống đạt

a, Khái niệm

Theo từ điển Luật học do Nhà xuất bản tư pháp xuất bản năm 2006 thì tống đạt được hiểu là việc chuyển văn bản, giấy tờ đến tận tay người nhận. Theo nghĩa pháp lý, “tống đạt” là việc chuyển đến đương sự giấy tờ cần thiết của cơ quan tư pháp.

Dưới góc độ pháp luật tố tụng hình sự, “tống đạt” là việc các cơ quan tiến hành tố tụng (cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án) giao các tài liệu, giấy tờ, các quyết định: bản kết luận điều tra, bản cáo trạng, lệnh tạm giam, quyết định khởi tố, giấy triệu tập, quyết định đưa vụ án ra xét xử, quyết định đình chỉ, tạm đình chỉ vụ án cho bị can, bị cáo, người bị hại. Theo pháp luật tố tụng dân sự, tòa án, viện kiểm sát, cơ quan thi hành án có nghĩa vụ tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng cho đương sự, những người tham gia tố tụng khác và cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan theo quy định của pháp luật tố tụng.

Việc tống đạt được tiến hành theo thủ tục luật định, đảm bảo cho những người liên quan nhận được tài liệu đúng thời hạn. Đồng thời việc tống đạt văn bản tố tụng phải do những người có thẩm quyền thực hiện và được thực hiện bằng các phương thức sau : trực tiếp, qua bưu điện hoặc người thứ ba được uỷ quyền; niêm yết công khai hoặc thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Từ định nghĩa tổng quát nêu trên chúng ta có thể đưa ra khái niệm sơ lược về việc tống đạt của Thừa phát lại như sau: Tống đạt theo yêu cầu của Tòa án hoặc cơ quan thi hành án là việc Thừa phát lại trên cơ sở ủy quyền bằng văn bản (thông qua hình thức hợp đồng) của các cơ quan này tiến hành chuyển một số văn bản, giấy tờ của Tòa án, cơ quan thi hành án dân sự đến các đương sự trong một phạm vi và thời hạn nhất định, theo quy định của pháp luật và được hưởng một khoản thù lao do các cơ quan này chi trả.

Còn theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP thì: Tống đạt là việc thông báo, giao nhận các văn bản của Tòa án và Cơ quan thi hành án dân sự do Thừa phát lại thực hiện theo quy định của pháp luật.

Qua khái niệm trên, ta có thể thấy việc tống đạt của Thừa phát lại có một số đặc trưng cơ bản sau:

+ Việc tống đạt được thực hiện trên cơ sở sự ủy quyền của Tòa án và cơ quan thi hành án thông qua văn bản thỏa thuận là Hợp đồng;

+ Văn bản được tống đạt chỉ là một số loại giấy tờ phổ biến của Tòa án và cơ quan thi hành án như giấy mời, giấy triệu tập, bản án, quyết định… chứ không phải tất cả các loại giấy tờ của các cơ quan này;

+ Việc tống đạt chỉ được thực hiện trên một phạm vi và thời gian nhất định, đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về tố tụng và thi hành án dân sự;

+ Hoạt động này vừa mang tính quyền lực (thực hiện theo sự ủy quyền của cơ quan nhà nước, theo trình tự, thủ tục chặt chẽ do pháp luật quy định) vừa mang tính dịch vụ (theo hợp đồng và được hưởng thù lao).

b, Phạm vi, thẩm quyền

Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận để tống đạt văn bản của Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự các cấp trên địa bàn cấp tỉnh nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại, bao gồm: Giấy báo, giấy triệu tập, giấy mời, quyết định đưa vụ án ra xét xử, bản án, quyết định trong trường hợp xét xử vắng mặt đương sự của Tòa án; các quyết định về thi hành án, giấy báo, giấy triệu tập của Cơ quan thi hành án dân sự. Trong trường hợp cần thiết, Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự có thể thỏa thuận với Văn phòng Thừa phát lại để tống đạt các loại văn bản, giấy tờ khác.

Thừa phát lại có quyền thực hiện việc tống đạt các văn bản của Tòa án và Cơ quan thi hành án dân sự tại khoản 1 của Điều 21 Nghị định 61/2009/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 135/2013/NĐ-CP) ngoài địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương  nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại.

Hiện nay thì các Văn phòng thừa phát lại chưa được phép tống đạt văn bản của một số cơ quan tố tụng và cơ quan nhà nước khác như Viện kiểm sát, Cơ quan điều tra, Thanh tra… mặc dù hình thức và tính chất của nhiều văn bản của các cơ quan này gần giống với các văn bản, giấy tờ mà thừa phát lại hiện đang được phép tống đạt. Thời gian tới, trong quá trình sửa đổi các văn bản liên quan nên nghiên cứu quy định cho phép thừa phát lại được tống đạt một số loại công văn, giấy tờ của các cơ quan này để giảm bớt khối lượng công việc mà các cơ quan này phải thực hiện nhằm thúc đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc của các cơ quan trên.

2. Phương pháp, trình tự, thủ tục thực hiện việc tống đạt

a, Thỏa thuận về việc tống đạt

Để có thể thực hiện việc tống đạt, Văn phòng thừa phát lại phải ký hợp đồng nguyên tắc với cơ quan thực hiện việc ủy quyền tống đạt (Tòa án, Thi hành án). Trên cơ sở hợp đồng, số lượng và từng loại văn bản cụ thể, cơ quan thi hành án, tòa án giao Thừa phát lại tống đạt được thực hiện thông qua sổ giao nhận có xác nhận của 02 bên. Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự chuyển giao tất cả các loại văn bản đã thỏa thuận và Văn phòng Thừa phát lại không được từ chối khi có yêu cầu tống đạt. Trường hợp tống đạt ngoài địa bàn cấp tỉnh nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại thì Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự có thể thỏa thuận với Văn phòng Thừa phát lại bằng một hợp đồng riêng cho từng việc cụ thể.  Hợp đồng dịch vụ tống đạt gồm các nội dung chính sau:

+ Văn bản cần tống đạt hoặc công việc cần thông báo: Hiện nay không phải tất cả các văn bản của tòa án và cơ quan thi hành án đều giao cho Văn phòng thừa phát lại thực hiện việc tống đạt. Tùy tính chất, đặc điểm từng vụ việc cơ quan thi hành án, tòa án vẫn giữ lại để trực tiếp thực hiện tống đạt đối với một số loại giấy tờ. Do vậy, cơ quan thi hành án, Tòa án phải lập bảng kê các văn bản cần tống đạt có thể ủy quyền, sau đó ký hợp đồng với Văn phòng thừa phát lại để thực hiện việc tống đạt.

Đối với công việc cần thông báo, tùy theo yêu cầu cụ thể mà cơ quan thi hành án, tòa án có thể lập danh mục các việc cần thông báo hoặc chỉ theo vụ việc cụ thể để ký hợp đồng với Văn phòng thừa phát  lại để thực hiện việc thông báo.

+ Thời gian thực hiện hợp đồng: Ở đây có thể hiểu là thời gian thực hiện việc tống đạt. Về nguyên tắc, thời gian thực hiện việc tống đạt thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng ký kết giữa hai bên nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời hạn, thời hiệu theo quy định của pháp luật.

+ Thủ tục việc tống đạt: Là sự cụ thể hóa các quy định của pháp luật về thi hành án và pháp luật tố tụng trong hợp đồng khi thực hiện việc tống đạt như: phương thức tống đạt, thủ tục giao nhận văn bản, xử lý trường hợp đương sự vắng mặt…

+ Quyền, nghĩa vụ của các bên: Đó là các quyền lợi và nghĩa vụ mà mỗi bên được hưởng hay phải thực hiện. Bao gồm những quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật cũng như những quyền và nghĩa vụ mà các bên cam kết mà không trái với các quy định của pháp luật, đạo đức xã hội.

+ Phí thực hiện tống đạt: Là khoản phí mà cơ quan thi hành án, tòa án phải trả cho việc thực hiện công việc tống đạt hay thông báo của Văn phòng thừa phát lại. Chi phí này áp dụng theo định mức quy định của nhà nước đối với từng loại công việc cụ thể.

+ Thỏa thuận khác (nếu có): Ngoài các nội dung cơ bản trên, các bên ký kết hợp đồng có thể thỏa thuận về một số nội dung khác như: trường hợp bất khả kháng, điều kiện đơn phương chấm dứt hợp đồng, hiệu lực của phụ lục…

Theo quy định thì một Cơ quan thi hành án dân sự hoặc một Tòa án chỉ được ký hợp đồng với một văn phòng Thừa phát lại. Một văn phòng Thừa phát lại có quyền ký hợp đồng tống đạt với nhiều Cơ quan thi hành án dân sự hoặc nhiều Tòa án tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại.

Như vậy, có thể hiểu là các Cơ quan thi hành án, Toà án sẽ ký hợp đồng nguyên tắc về việc uỷ quyền cho một Văn phòng Thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ, tài liệu của mình trong thời hạn nhất định. Tuy nhiên, với hàng loạt các yêu cầu phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định hiện hành của luật thi hành án dân sự và pháp luật tố tụng về thời hạn, thời hiệu. Trong khi đó số lượng các văn bản, giấy tờ mà các Cơ quan thi hành án dân sự, Toà án ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại phải tống đạt là không nhỏ; số lượng Văn phòng Thừa phát lại hiện nay có giới hạn. Ngoài ra, không phải Văn phòng thừa phát lại nào cũng đủ nhân sự để thực hiện việc này, đặc biệt là các trường hợp phải tống đạt ở các địa bàn vùng sâu, vùng xa phải đi nhiều ngày (luật chưa quy định cho phép Thừa phát lại tống đạt qua đường bưu điện). Ví dụ trường hợp theo thỏa thuận văn bản phải do chính Thừa phát lại tống đạt, trong khi đó Thừa phát lại tại thời điểm đó không thể thực hiện được vì lý do khách quan như không có mặt tại thành phố Hồ Chí Minh, đang bị ốm đau, tai nạn…, trong khi Văn phòng mà Toà án ký hợp đồng chỉ có một Thừa phát lại, khi đó sẽ xử lý thế nào? Để giải quyết vướng mắc này, trong thời gian tới có thể chúng ta không nên quy định cứng nhắc là Cơ quan thi hành án, Toà án chỉ được ký hợp đồng tống đạt với một Văn phòng Thừa phát lại, mà cho phép trong trường hợp đặc biệt, vì yêu cầu của công việc tống đạt mà Cơ quan thi hành án dân sự, Toà án có thể ký hợp đồng theo vụ việc với một hoặc một số Văn phòng Thừa phát lại khác với Văn phòng mà mình đã ký hợp đồng nguyên tắc để tống đạt các loại giấy tờ.

b, Thực hiện việc tống đạt

Trên cơ sở Hợp đồng đã ký kết, Cơ quan thi hành án dân sự, Tòa án phải lập danh mục các quyết định, giấy tờ cần tống đạt bàn giao cho văn phòng Thừa phát lại, trong đó nêu rõ thời gian cần thực hiện xong việc tống đạt.

Việc giao nhận các văn bản tống đạt được thực hiện hàng ngày và được ghi vào Sổ giao nhận theo mẫu do Bộ Tư pháp ban hành. Trong trường hợp cần thiết, Cơ quan thi hành án dân sự, Tòa án có thể thỏa thuận với Thừa phát lại thực hiện ngay việc tống đạt kể cả ngày nghỉ hoặc ngoài giờ hành chính.

Việc tống đạt được thực hiện theo các phương thức đó là: Thông báo trực tiếp hoặc qua cơ quan, tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật; Niêm yết công khai; Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Theo đó, việc tống đạt thông qua phương thức trực tiếp thông báo hoặc qua cơ quan, tổ chức, cá nhân được hiểu là việc Thừa phát lại trực tiếp gặp người cần tống đạt, thông báo để trao cho họ văn bản, giấy tờ mà Tòa án, cơ quan thi hành án yêu cầu tống đạt hoặc công việc cần thông báo/cũng có thể tống đạt hoặc thông báo cho tổ chức và cá nhân có liên quan như cơ quan nơi công tác, thành viên đã thành niên trong gia đình. Khi không thể thông báo trực tiếp thì Thừa phát lại có thể tiến hành các thủ tục để thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài phát thanh, truyền hình, báo giấy… hoặc tiến hành niêm yết công khai tại trụ sở chính quyền nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nơi tạm trú, tạm vắng cuối cùng, cơ quan công tác, các địa điểm công cộng khác theo quy định.

Khi thực hiện việc tống đạt, Trưởng văn phòng Thừa phát lại có thể giao thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại thực hiện việc tống đạt, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận việc tống đạt phải do chính Thừa phát lại thực hiện. Thừa phát lại và Thư ký nghiệp vụ được giao thực hiện việc tống đạt phải tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định về thủ tục tố tụng và thi hành án. Lưu ý, dù giao cho thư ký nghiệp vụ thực hiện việc tống đạt thì Thừa phát lại vẫn phải chịu trách nhiệm trước cơ quan ủy quyền về kết quả tống đạt.

Việc tống đạt hiện nay được thực hiện theo quy định của Luật Tố tụng dân sự 2004 và Luật Thi hành án dân sự 2008. Pháp luật hiện hành về công tác tống đạt tương đối phức tạp, đòi hỏi nhiều thủ tục ký tên, đóng dấu. Luật thi hành án dân sự và Luật tố tụng dân sự đều quy định, trừ trường hợp giao văn bản trực tiếp cho người cần tống đạt, các trường hợp khác đều phải có người chứng kiến (giao gián tiếp) hoặc có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường.

Theo quy trình thì Thừa phát lại hoặc Thư ký nghiệp vụ khi tống đạt phải tìm đúng người được tống đạt, nếu không gặp người được tống đạt thì có thể giao cho người thân thích có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và ở cùng nơi cư trú. Trường hợp này phải lập biên bản có người chứng kiến  thông thường là Tổ trưởng Tổ dân phố (và tương đương). Biên bản này phải được đóng dấu xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, phường.

Trường hợp không thể giao trực tiếp, gián tiếp mà đủ điều kiện để niêm yết thì thừa phát lại hoặc thư ký nghiệp vụ phải lập biên bản ghi nhận sự việc. Biên bản này phải có đầy đủ các chữ ký và con dấu như biên bản giao gián tiếp nói trên. Sau đó lập 03 biên bản niêm yết: tại nơi cư trú, tại Ủy ban nhân dân và tại Tòa án hoặc Cơ quan Thi hành án. Biên bản niêm yết tại nơi cư trú và tại Ủy ban nhân dân cũng phải có đầy đủ các chữ ký và con dấu như biên bản giao gián tiếp nói trên.

Trường hợp địa chỉ không có thực hoặc tại địa chỉ không có người cần tống đạt thì thừa phát lại cần phải có kết quả xác minh qua cảnh sát khu vực, có đóng dấu của công an phường. Thừa phát lại phải thông báo cho Tòa án, cơ quan thi hành án về kết quả xác minh này.

Việc tống đạt được chỉ được coi là đã hoàn thành nếu đã được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật, bao gồm cả việc thực hiện niêm yết công khai trong trường hợp không thể tống đạt trực tiếp mà theo quy định của pháp luật tố tụng và thi hành án dân sự phải niêm yết công khai, trừ trường hợp hợp đồng dịch vụ giữa văn phòng Thừa phát lại và Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự có thỏa thuận khác.

Trường hợp vì lý do khách quan, lý do bất khả kháng mà có thể không thể thực hiện được việc tống đạt hay thông báo đúng thời hạn thì Thừa phát lại thực hiện phải thông báo ngay với cơ quan ủy quyền để có giải pháp tháo gỡ hoặc xử lý các vấn đề về thời hạn, thời hiệu theo quy định của pháp luật.

Sau khi hoàn thành việc tống đạt, Thừa phát lại phải thông báo kết quả tống đạt, kèm theo các tài liệu chứng minh việc tống đạt hoàn thành cho Cơ quan thi hành án dân sự, Tòa án trong thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận của các bên. Kết quả tống đạt phải được ghi vào sổ thụ lý quyết định, giấy tờ cần tống đạt.

Văn phòng Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm trước Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự về việc tống đạt thiếu chính xác, không đúng thủ tục, đúng thời hạn của mình; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thưởng theo quy định.

c, Chi phí cho việc tống đạt

Chi phí cho việc tống đạt có thể do Nhà nước hoặc đương sự chi trả. Việc chi trả thực hiện sau:

- Đối với trường hợp sử dụng ngân sách Nhà nước để chi trả: Tòa án nhân dân, Cục Thi hành án dân sự phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Tài chính cấp tỉnh nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận với các Văn phòng Thừa phát lại để thống nhất, quyết định cụ thể mức chi phí tống đạt áp dụng đối với từng quận, huyện trên địa bàn căn cứ vào tình hình thực tế ở địa phương mình; đồng thời, gửi Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản của các đơn vị thực hiện chi trả chi phí tống đạt trên địa bàn để làm cơ sở xác định chi phí tống đạt theo các mức như sau:

+ Trong phạm vi cấp huyện nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại không quá 65.000 đồng/việc (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng).

+ Ngoài phạm vi cấp huyện nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại nhưng trong địa bàn cấp tỉnh không quá 130.000 đồng/việc (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng).

+ Trường hợp tống đạt văn bản ngoài địa bàn cấp tỉnh nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại thì Tòa án, Cơ quan thi hành án dân sự thỏa thuận với Văn phòng Thừa phát lại về chi phí tống đạt, gồm: Chi phí phát sinh thực tế nhưng không vượt quá chế độ công tác phí theo quy định của pháp luật áp dụng đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập; Tiền công theo ngày làm việc của người thực hiện việc tống đạt nhưng không vượt quá mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc tại cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

Chi phí tống đạt nêu trên bao gồm cả việc thực hiện niêm yết công khai trong trường hợp không thể tống đạt trực tiếp mà theo quy định của pháp luật tố tụng và thi hành án dân sự phải niêm yết công khai.

Việc thanh toán chi phí tống đạt được thực hiện hàng tháng. Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm lập và giao hoá đơn dịch vụ cho Toà án, Cơ quan thi hành án dân sự. Sau khi nhận được hoá đơn, Toà án, Cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm thanh toán bằng hình thức chuyển khoản cho văn phòng Thừa phát lại.

Chứng từ để kiểm soát chi của Kho bạc nhà nước khi thanh toán hàng tháng bao gồm: Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và Hoá đơn dịch vụ.

- Trường hợp chi phí tống đạt do đương sự chi trả: Đương sự chịu chi phí tống đạt trong các trường hợp pháp luật về tố tụng và pháp luật về thi hành án dân sự quy định đương sự phải chịu chi phí tống đạt, chi phí thông báo. Trong thực tế, thông thường đương sự phải trả chi phí tống đạt trong một số trường hợp như:

+ Trường hợp tống đạt các văn bản của Cơ quan thi hành án dân sự: Người phải thi hành án chịu mọi chi phí tống đạt, trừ trường hợp người được thi hành án chịu hay ngân sách nhà nước chi trả.

Ngoài ra, người được thi hành án phải chịu chi phí tống đạt trong các trường hợp tự mình yêu cầu xác minh điều kiện thi hành án, định giá lại tài sản; việc xây ngăn, phá dỡ theo bản án, quyết định đã tuyên mà theo đó người được thi hành án phải chịu chi phí.

+ Trường hợp tống đạt văn bản của Tòa án: Chi phí tống đạt trong trường hợp Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo yêu cầu của đương sự trong các vụ án dân sự, thương mại, hành chính.

Trên đây là một vài tổng hợp, phân tích, đánh giá về chức năng tống đạt cũng như quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ này của Thừa phát lại. Đây là những nhận định hết sức sơ lược, do vậy chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của đọc giả./.

                                         Ths. Vũ Hoài Nam – NXBTP – Bộ Tư pháp

————————————————————————

Tài liệu tham khảo

Từ điển Luật học – NXBTP – năm 2006.

Tổ chức Thừa phát lại – TS Nguyễn Đức Chính – NXBTP – 2006.

Tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại ở Việt Nam hiện nay – Ths Vũ Hoài Nam – NXBTP – 2013.

Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 27/4/2009 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Nghị định số 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung tên gọi và một số điều của Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 27/4/2009 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Thông tư 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BTC ngày 28/02/2014 của Bộ Tư pháp – Viện Kiểm sát nhân dân tối cao – Tòa án nhân dân tối cao – Bộ Tài chính Hướng dẫn thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại theo Nghị quyết số 36/2012/QH13 ngày 23/11/2012 của Quốc hội.