Tìm hiểu chức năng lập vi bằng của thừa phát lại hiện nay

1. Khái niệm, phạm vi, thẩm quyền

a, Khái niệm

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác (Khoản 3, điều 2, Nghị định 135/2013/NĐ-CP).

Hay nói theo cách hiểu thực tế thì Vi bằng là một tài liệu bằng văn bản có hình ảnh, video, âm thanh kèm theo (nếu cần thiết). Trong tài liệu đó, Thừa phát lại sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện lập vi bằng  mà đích thân Thừa phát lại chứng kiến một cách trung thực, khách quan. Tài liệu này có giá trị chứng cứ trước Tòa án nếu các bên có phát sinh tranh chấp liên quan đến sự kiện, hành vi lập vi bằng.

Từ khái niệm trên cũng như các quy định hiện hành của pháp luật, chúng ta thấy vi bằng và việc lập vi bằng của thừa phát lại có một số đặc điểm, yêu cầu sau:

+ Hình thức của vi bằng là văn bản. Văn bản này phải do chính thừa phát lại lập, họ không được ủy quyền hay nhờ người khác lập và ký tên thay mình trên vi bằng;

+ Việc lập vi bằng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về hình thức và nội dung của văn bản;

+ Vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi do thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; đó là kết quả của quá trình quan sát trực quan và được phản ánh một cách khách quan, trung thực trong một văn bản do thừa phát lại lập;

+ Vi bằng do thừa phát lại lập theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật được xem là chứng cứ và có giá trị chứng minh;

+ Vi bằng có thể được sao chép và được sử dụng làm chứng cứ lâu dài. Việc vào sổ theo dõi, lưu trữ vi bằng phải tuân thủ các quy định về bảo mật và lưu trữ.

Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại có những nét, những đặc điểm giống với hoạt động công chứng của công chứng viên kể cả về phương pháp tiến hành cũng như mục đích hoạt động. Tuy nhiên, hoạt động lập vi bằng không phải là hoạt động công chứng. Nếu công chứng là việc công chứng viên thay mặt nhà nước để chứng kiến và công nhận tính xác thực của các văn kiện giấy tờ, các hợp đồng dân sự theo yêu cầu của khách hàng tại Văn phòng công chứng. Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại là lập các chứng thư (vi bằng) về những sự kiện, hành vi xảy ra ở mọi nơi mà ít bị khống chế về mặt không gian và thời gian.

Có thể lấy một ví dụ đơn giản để thấy sự khác nhau giữa hoạt động lập vi bằng và hoạt động công chứng như sau: Bên A và bên B ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Khi đó họ phải đến văn phòng công chứng, gặp chứng viên để thỏa thuận và ký kết hợp đồng trước sự chứng kiến của công chứng viên. Sau khi hợp đồng được ký kết với sự chứng thực của công chứng viên, khi hai bên “bước ra khỏi cửa” văn phòng công chứng thì công chứng viên không nhất thiết phải quan tâm việc hợp đồng đó được thực hiện thế nào? việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất tiến hành ra sao? có vi phạm trong thực hiện các thỏa thuận không?. Từ đây có thể sẽ xuất hiện vai trò của thừa phát lại. Họ có thể sẽ chứng kiến và lập vi bằng về việc chuyển giao quyền sử dụng đất, lập vi bằng về những vi phạm xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng… nếu các bên yêu cầu họ làm vậy.

b, Phạm vi, thẩm quyền

Theo quy định hiện hành, về thẩm quyền thừa phát lại có quyền lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự, trừ trường hợp mà pháp luật cấm hoặc chưa cho phép. Về phạm vi, hiện nay Thừa phát lại được lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 26 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP thì: “Vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; việc ghi nhận phải khách quan, trung thực”. Như vậy, Thừa phát lại không được lập vi bằng để ghi nhận những sự kiện, hành vi mà mình không trực tiếp chứng kiến hoặc những sự kiện, hành vi chỉ thông qua lời kể của người khác. Để đảm bảo tính trung thực, khách quan, Thừa phát lại không được tham gia vào sự kiện, hành vi mà mình ghi nhận trong vi bằng.

Hiện nay, có hai loại vi bằng cơ bản mà các Văn phòng Thừa phát lại thường lập đó là: Vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi và Vi bằng ghi nhận hiện trạng. Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, trong giai đoạn thí điểm, Thừa phát lại tập trung lập vi bằng trong một số trường hợp nhất định như: xác nhận tình trạng nhà liền kề trước khi xây dựng công trình; xác định tình trạng nhà trước khi cho thuê nhà; xác định tình trạng nhà khi mua nhà; xác định tình trạng nhà đất bị lấn chiếm; xác nhận việc chiếm giữ nhà, trụ sở, tài sản khác trái pháp luật; xác nhận tình trạng tài sản trước khi lý hôn, thừa kế; xác nhận hàng giả bày bán tại cơ sở kinh doanh, thương mại; Xác nhận việc giao hàng kém chất lượng; Xác nhận hành vi cạnh tranh không lành mạnh; Xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông; Xác nhận mức độ ô nhiễm; Xác nhận sự chậm trễ trong thi công công trình; Xác nhận tình trạng công trình khi nghiệm thu; Xác nhận các hành vi trái pháp luật trong lĩnh vực tin học, báo chí, phát thanh, truyền hình như: đưa các thông tin không đúng sự thực; đưa thông tin khi chưa được phép người có thẩm quyền; vu khống… trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại (Công văn số 415/BTP-TCTHA ngày 28/01/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung về vi bằng).

Ngoài ra, thừa phát lại có thể tiến hành xác nhận các giao dịch mà theo quy định của pháp luật không thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng; những việc không thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp; Xác nhận tình trạng thiệt hại của cá nhân, tổ chức do người khác gây ra; Xác nhận việc từ chối thực hiện công việc của cá nhân, tổ chức mà theo quy định của pháp luật cá nhân, tổ chức đó phải thực hiện; Xác nhận các sự kiện pháp lý khác theo quy định của pháp luật (Công văn số 415/BTP-TCTHA ngày 28/01/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung về vi bằng).

Thừa phát lại chưa hoặc không được lập vi bằng đối với một số trường hợp sau: Những việc thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng; những việc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND các cấp; Những sự kiện, hành vi thuộc về bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật dân sự và văn bản liên quan; những việc quy định tại Điều 6 của Nghị định 61/2009/NĐ-CP; Những sự kiện, hành vi có tính chất nhạy cảm ảnh hưởng đến đời sống xã hội, đến thuần phong, mỹ tục của dân tộc; Nhằm xác nhận, hợp thức hóa các giao dịch trái pháp luật.

2. Phương pháp, trình tự, thủ tục thực hiện

a, Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng

Thông thường khi có nhu cầu lập vi bằng, khách hàng sẽ phải đến Văn phòng thừa phát lại. Tại đây họ trình bày các yêu cầu của mình và có thể được thừa phát lại hoặc thư ký nghiệp vụ thừa phát lại tư vấn về một số quy định pháp luật có liên quan đến vi bằng mà khách hàng muốn lập. Sau đó, khách hàng điền nội dung yêu cầu lập vi bằng vào Phiếu yêu cầu lập vi bằng (theo mẫu). Thư ký nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của nội dung yêu cầu lập vi bằng và trình Thừa phát lại được phân công theo dõi vụ việc quyết định.

Thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng điền vào Phiếu cung cấp thông tin (theo mẫu) những thông tin cần thiết liên quan đến việc lập vi bằng.

Trường hợp khách hàng yêu cầu lập vi bằng thông qua các phương tiện thông tin khác, Phiếu yêu cầu lập vi bằng, Phiếu cung cấp thông tin sẽ được thực hiện tại nơi khách hàng yêu cầu.

Trường hợp có nhiều tổ chức, cá nhân yêu cầu một Văn phòng thừa phát lại lập vi bằng về một sự kiện hoặc hành vi (Ví dụ các thành viên Hội đồng quản trị đều có yêu cầu lập vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội cổ đông công ty cổ phần) thì theo tinh thần chung Văn phòng thừa phát lại làm các thủ tục tiếp nhận yêu cầu, ký hợp đồng với từng tổ chức, cá nhân có yêu cầu đồng thời thực hiện việc lập và cung cấp vi bằng theo quy trình chung.

b, Thỏa thuận về việc lập vi bằng

Cá nhân, tổ chức muốn lập vi bằng về các sự kiện, hành vi phải thỏa thuận với Trưởng văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng. Thỏa thuận được lập thành biên bản với các nội dung chủ yếu sau:

+ Nội dung cần lập vi bằng: đó là các sự kiện, hành vi hay chuỗi hành vi liên quan đến sự kiện nào đó mà thừa phát lại phải tiến hành lập vi bằng.

+ Địa điểm, thời gian lập vi bằng: Là không gian, địa điểm, thời gian nơi xảy ra sự kiện, hành vi mà thừa phát lại thực hiện việc lập vi bằng. Hiện pháp luật không có quy định cụ thể việc cho phép hay không cho phép thừa phát lại được lập vi bằng trong một số trường hợp đặc biệt như: lập vi bằng vào ban đêm, lập vi bằng tại tư gia của người khác…, quá trình hoàn thiện pháp luật có thể cho phép trong trường hợp đặc biệt như nếu không lập vi bằng thì có thể bị xóa chứng cứ, dấu vết làm mất chứng cứ… thì có thể lập vi bằng vào ban đêm, tại tư gia của người khác, tuy nhiên nên hạn chế tối đa việc lập vi bằng trong một số trường hợp trên.

+ Chi phí lập vi bằng: Là phần kinh phí mà người đề nghị lập vi bằng phải thanh toán cho thừa phát lại. Mức kinh phí này theo thỏa thuận giữa thừa phát lại và người đề nghị nhưng không vượt quá mức mà pháp luật quy định đối với từng công việc cụ thể. Ngoài ra thì thừa phát lại có thể thỏa thuận với người đề nghị hỗ trợ một số chi phí hợp lý khác như chi phí vận chuyển, chi phí đi lại, chi phí bồi dưỡng cho người làm chứng…

Theo quy định tại khoản 1 điều 16 Thông tư liên tịch số 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BTC ngày 28/02/2014 hướng dẫn thực hiện thí điểm chế định thừa phát lại theo Nghi quyết số 36/2012/QH13 ngày 23/11/2012 của Quốc hội thì: Văn phòng Thừa phát lại quy định và niêm yết công khai khung giá về chi phí lập vi bằng và xác minh điều kiện thi hành án, trong đó xác định rõ mức tối đa, mức tối thiểu, nguyên tắc tính. Trên cơ sở khung giá đã niêm yết, người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận về chi phí thực hiện theo công việc hoặc theo giờ làm việc và các khoản chi phí thực tế phát sinh gồm: chi phí đi lại; phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thông tin; chi phí cho người làm chứng, người tham gia hoặc chi phí khác (nếu có).

+ Các thỏa thuận khác, nếu có: Các bên có thể thỏa thuận thêm về một số nội dung như trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng, tình trạng bất khả kháng, quyền lợi của người thứ ba có liên quan…

Văn bản về việc thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Người yêu cầu phải cung cấp các thông tin và các tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) để đảm bảo việc lập vi bằng được khách quan, chính xác. Nếu thông tin và tài liệu cung cấp không đầy đủ, không chính xác (như xác định sai danh giới đất), dẫn đến việc lập vi bằng của thừa phát lại không đúng thì người yêu cầu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót đó.

Hiện nay trên thực tế có một vấn đề phát sinh đó là việc lập vi bằng đối với những sự kiện, hành vi xảy ra “đột xuất, bất ngờ“. Theo quy định thì quyền lập vi bằng phát sinh khi Văn phòng thừa phát lại và đương sự có thỏa thuận về việc lập vi bằng. Hình thức thỏa thuận được thể hiện bằng văn bản dưới dạng hợp đồng ký kết giữa Trưởng văn phòng thừa phát lại và đương sự. Tuy nhiên, nếu quy định cứng như vậy thì việc lập vi bằng đối với những sự kiện, hành vi “đột xuất, bất ngờ” gặp khó khăn. Khi đó nếu cứ phải đợi thống nhất về các điều khoản hợp đồng thì việc lập vi bằng sẽ khó đáp ứng được tính kịp thời. Ví dụ như lập vi bằng về hành vi vi phạm luật giao thông; lập vi bằng về một vụ tai nạn giao thông.

Nên chăng, trong trường hợp trên pháp luật cho phép và công nhận “thỏa thuận miệng” giữa hai bên. Tức là khi phát sinh tình huống khẩn cấp cần lập vi bằng, đương sự có thể đề nghị thừa phát lại đến lập vi bằng ngay mà chưa cần phải ký biên bản thỏa thuận. Việc ký biên bản thỏa thuận (hợp đồng) sẽ được hoàn tất ngay sau khi lập vi bằng. Nếu sau đó hai bên không thống nhất được các điều khoản cơ bản của hợp đồng thì thừa phát lại có thể hủy kết quả lập vi bằng.

c, Tiến hành lập vi bằng

Vi bằng (theo mẫu) có thể được lập tại Văn phòng Thừa phát lại hoặc tại nơi mà khách hàng yêu cầu đối với các sự kiện, hành vi mà thừa phát lại trực tiếp chứng kiến. Trong trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu của khách hàng, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng, chứng kiến việc lập vi bằng hoặc yêu cầu nhà chuyên môn tham gia vào việc lập vi bằng.

Thừa phát lại sẽ mô tả cụ thể sự kiện, hành vi cần ghi nhận; tiến hành đo đạc, chụp ảnh, quay phim… trung thực, khách quan trong vi bằng.

Do vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến. Do vậy, việc lập vi bằng phải do chính Thừa phát lại thực hiện. Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại có thể giúp Thừa phát lại thực hiện việc lập vi bằng, nhưng Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm về vi bằng do mình thực hiện.

Ở đây cần lưu ý là trong trường hợp Thư ký nghiệp vụ giúp Thừa phát lại lập vi bằng phải được hiểu đây là sự hỗ trợ Thừa phát lại trong một số việc như lập biên bản về sự việc dưới sự chứng kiến của thừa phát lại, in sao, thu thập tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng. Thừa phát lại chỉ được lập và ký vào vi bằng về những sự kiện, hành vi mà họ chứng kiến chứ không phải những sự kiện, hành vi mà chỉ có Thư ký nghiệp vụ chứng kiến, thừa phát lại chỉ nghe kể lại hoặc mô tả lại.

Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng. Trong trường hợp có sai sót về kỹ thuật trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn vi bằng mà việc sửa chữa không làm ảnh hưởng đến tính xác thực của vi bằng thì Thừa phát lại được sửa lỗi đó. Việc sửa chữa lỗi kỹ thuật của vi bằng phải được thực hiện bằng văn bản, do Thừa phát lại lập, ký và đóng dấu của Văn phòng Thừa phát lại.

Trong trường hợp vi bằng đã được giao cho người yêu cầu và đăng ký tại Sở Tư pháp thì Thừa phát lại phải thông báo bằng văn bản việc sửa chữa lỗi kỹ thuật cho người yêu cầu và Sở Tư pháp biết. Sở Tư pháp phải có văn bản thông báo việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sửa đổi, bổ sung cho Thừa phát lại và người yêu cầu biết.

Trước khi ký vào vi bằng, Thừa phát lại tự mình kiểm tra lại giấy tờ tùy thân của khách hàng, người bị lập vi bằng, người làm chứng… và yêu cầu những người tham gia, chứng kiến, người có hành vi bị lập vi bằng ký tên vào vi bằng.

Vi bằng được đóng số theo thứ tự thời gian, ghi vào sổ theo dõi vi bằng và được lập thành 03 bản chính. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Vi bằng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Vi bằng lập thành văn bản viết bằng tiếng Việt và có các nội dung chủ yếu như: tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng; địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm lập vi bằng; người tham gia khác (nếu có); họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận; lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng; chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.

+ Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác. Những tài liệu này về nguyên tắc cũng phải được thu thập một cách hợp pháp và đảm bảo các yêu cầu về mặt nội dung, hình thức. Việc lưu trữ, bảo quản các tài liệu này do Văn phòng thừa phát lại thực hiện theo các quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ, tài liệu và chứng cứ.

d, Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng, cấp bản sao vi bằng

Sau khi hoàn thành việc lập vi bằng, thừa phát lại phải giao cho người yêu cầu 01 bản chính. Khi giao vi bằng, thừa phát lại hoặc thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.

Trường hợp Văn phòng thừa phát lại giải thể thì Văn phòng thừa phát lại phải thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Đối với những vi bằng đã được lập thì Văn phòng thừa phát lại phải tiếp tục hoàn thành việc đăng ký với Sở Tư pháp trước khi hoàn tất hồ sơ về việc giải thể.

Bản sao vi bằng chỉ được cung cấp trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp bản sao vi bằng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã lập vi bằng. Công dân không có quyền trực tiếp yêu cầu nhưng có thể đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu Văn phòng thừa phát lại cung cấp bản sao vi bằng để làm căn cứ trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến mình.

Việc cấp bản sao vi bằng do Thừa phát lại đã thực hiện vi bằng quyết định, được thực hiện tại Văn phòng Thừa phát lại sau khi đối chiếu với bản chính và đóng dấu bản sao vi bằng, đồng thời được ghi vào sổ theo dõi vi bằng. Văn bản về việc cung cấp bản sao vi bằng phải được lưu trong hồ sơ vi bằng.

Có thể khẳng định hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng trong hoạt động tố tụng nói riêng và đời sống xã hội nói chung. Hy vọng những thông tin cung cấp trong bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm về chức năng cũng như việc thực hiện chức năng này của Thừa phát lại./.

Ths. Vũ Hoài Nam – NXBTP – Bộ Tư pháp

Tài liệu tham khảo

- Từ điển Luật học – NXBTP – năm 2006.

- Tổ chức Thừa phát lại – TS Nguyễn Đức Chính – NXBTP – 2006.

- Tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại ở Việt Nam hiện nay – Ths Vũ Hoài Nam – NXBTP – 2013.

- Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 27/4/2009 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh.

- Nghị định số 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung tên gọi và một số điều của Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 27/4/2009 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh.

- Thông tư 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BTC ngày 28/02/2014 của Bộ Tư pháp – Viện Kiểm sát nhân dân tối cao – Tòa án nhân dân tối cao – Bộ Tài chính Hướng dẫn thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại theo Nghị quyết số 36/2012/QH13 ngày 23/11/2012 của Quốc hội.

- Công văn số 415/BTP-TCTHA ngày 28/01/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung về vi bằng.